1.优化作业流程,强化对所有资源的管控
(1)生产型企业工艺流程复杂,设计变更频繁,ERP能够结合不同工艺进行业务流程的再造,设置各类B0M满足不同生产企业进行标准化管理的需求;通过B0M结构树清晰地显示产品的多阶关系,且同一产品可以维护多条加工工艺,解决了生产型企业工艺设计变更与实际加工不一致的难题。
(2)生产型企业工艺流程长,过程控制复杂多样。ERP通过加工单进行订单生产按排,并进行实时过程控制,可以准确了解当前各生产车间各产品的生产进度,随时进行各类资源的生产能力调整,进行生产的有序调控。
(3)生产型企业存货形态多样,频繁地收发,生产流转,存货动态地存放于企业各环节,一直是企业管理的一个难点。ERP对每一存货设置唯一物料编码,对存放地点设置不同库位,ERP支持动态的监控,实时记录供应链全程收发存状态,确保生产供给、销售订单完成和盘点的准确性;并且通过ERP查询可以迅速分析仓库呆滞料,及时按照安全库存需求进行生产采购调整,减轻库存积压对资金的高占用。
(4)生产型企业成本计算复杂,基础数据录入后ERP可以自动数据处理,使业务准确性与及时性大大提高,成本核算更加精细,企业管理人员可更侧重于进行管理、预测与分析,有利于提供合理的方案与企业人力资源的合理配置。
2.面向供应链管理的信息集成、传递系统
(1)ERP是覆盖整个供应链的信息集成,围绕核心企业,通过对信息流,资金流,物流的控制,将供应商,制造商,分销商,零售商直到最终用户连成一个整体的功能网络结构模式,供应链上的信息迅速传递,解决了生产型企业产供销信息不畅出现脱节的问题,增强了各环节的及时交流,提高了企业的竞争力。
(2)生产型企业的组织架构较复杂,岗位设置多,ERP实现了企业部门问信息的畅通与数据共享。相关信息可在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节间进行沟通和反馈,满足各管理层的需求,促进内控有序运行,解决了生产型企业信息反馈慢的问题,决策层能及时决策应对经营管理风险。
3.支持权限控制,内控能力得到提升
生产型企业的员工数量多,整体素质参差不齐,ERP在系统初始阶段,就对各审批操作人员,各业务环节设置操作权限控制,可以规避源于人员舞弊形成的风险,使内控能力得到提升。
生产型企业在应用ERP内部控制中存在问题
1.意识问题
(1)内部控制的成功与否,在很大程度取决于企业管理者的态度和管理意识,而ERP更加剧了这一点:因基础数据的大量录入,使各部门的ERP担当怨声载道;或者为了配合ERP的实施,涉及到部门职能的重新划分、工作环境和习惯的重新适应,带来焦躁心理;此时企业管理者如不能坚持现代管理理念使用新系统,数据跟进往往不实时,ERP系统流于形式,最终将无法正常使用下去。
(2)ERP的基础数据均来自于企业普通职员的手工录入,在共享状态下,没有传统环境的数据核对和检查过程,输入有误时,会造成连环错误,直接影响其他流程运作。而生产型企业数据录入端口又特别多,差错较难查找,因此各ERP担当的工作责任意识尤显重要。
2.环境问题
ERP系统会带来组织结构的变化,企业内部控制层次明显减少,管理扁平化成为可能,想要按照ERP的实时处理原则,作为领导的上层如有需要授权处理的业务,也必须进行实时操作,否则无法进行ERP的正常运行,也就根本谈不上ERP的内控管理效果。
3.系统问题
主要来自于计算机软件方面的风险,容易受到内部用户和外部人员通过网络进行的无意或恶意攻击和病毒攻击等。而ERP系统功能繁多,免不了存在一定功能不足或潜在的软件缺漏,当有人刻意修改,造成错误,常常会因为不留痕迹而难以查找。
4.资金问题
ERP各模块的开发是根据企业的实际业务设置,没有标准化的模型,对于工艺流程复杂,开发难度大,人员多的生产型企业,需有足够的资金投入保证前期开发、定期的维护,不断的培训,后续功能开发升级,才能实现ERP在企业管控中做出贡献。