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ERP系统的主要作用就是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。对企业项目实施来讲，所需要基础数据的准备工作难度最大。 |
数据的正确性是最重要的，基础数据是许多程序正确运行的基础，如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的，如果其中任何一个数据与实际不符，计划结果就将没有任何指导意义。要多个部门协调，投入的人力和时间都比较多，见效周期长，因此阻力也是很大的。
为了帮助企业更有效地实施ERP，仓管云下面谈一下高效率、低成本、低错误率地完成基础数据准备。
1.确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，根据个人对数据的掌握情况安排工作，一定不要把一堆工作安排到一个人。得不偿失。
2.建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。编码原则的制定属于企业级标准的建立，可以按照ISO9000的标准制定和管理，或者根据多部门一同指定标准。像纯流水码、拼音与阿拉伯字母结合。
3.建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的时间和人力完成。
4.BOM结构的确定（根据企业情况可选）
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量，我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。
5.收集第一手资料，将原来的分散数据从不同部门集中处理
在这些离散数据中，仅物料这一项一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息等。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。
6.数据检查
检查数据的完整性、正确性、唯一性：即数量是否完整、产品的规格，工艺等记录是否正确、编码是否唯一。
7.将数据录入软件系统
录入前应该将基础数据原始档案归档整理，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份留存，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。录入方法有手工录入和像仓管云erp借助第三方表格导入的这两种。切勿录入后将原数据删除或者扔掉。
8.系统检核
完成录入工作后仍然不能彻底放松，必须再次检查，此时最好的方法是利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，然后按照流程全部走一边，看那个过程会出现问题。
ERP收集基础数据常用的有工具有Excel、Access、FoxPro、SQL server等。
