ERP系统需定期对其进行“体检”

 

   看起来又是ERP软件的错，绝对不是；ERP软件发展到现在，无论哪一家从计算的角度来说，都非常精准；

 

   那问题到底出在哪儿？

 

   每年我们都会给自己做一个体检，这是对自己负责，以确定身体的健康程度。那么对于ERP系统来说呢，在系统上线之后，也需定期对其进行“体检”，以确定系统的运行状况。当发现体检的结果不理想时，就需要有针对性的采取措施来进行优化。

 

   ERP的体检，可以从以下几个指标来进行检验。

 

 指标一：数据的准确度

 

   在给ERP系统进行体检的时候，最综合的指标就是数据的准确度。如果ERP系统相关的操作规范没有严格执行，那么最终反映到数据上，就是数据误差比较大。如仓库的账上数量与实物不符等。

 

   具体应要核对如下几组数据的准确率。

 

   一、ERP系统账上库存数量与实物数量的一致性

 

   在使用ERP系统后，以系统数据做基础，对实物进行盘点，然后确定两者之间的差异，并做原因分析，还可以了解用户是否按标准在操作。

 

    二、订单中的未交货明细

 

   包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细，根据其他单据更新的采购订单和销售订单，同时涉及多部门合作，如有问题，就要采取措施，来确保各部门的友好协作。

 

   三、需要查看单据编号等是否符合要求

 

   企业在上ERP系统之前，一般都需要编制一套编码规则，包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中，员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在体检时，可以查询员工是否按编码规则在进行编码，并加强对相关用户的培训。

 

   数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统体检时，根据需要抓住基础数据，对价格表、供应商明细表等记录进行审核。系统稽核人员还可进行不定期抽检。

 

 指标二：流程的标准化

 

   现在大部分ERP系统都是以流程驱动的。也就是说，根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP系统。这就给了我们第二个ERP系统体检的指标，即评估企业用户操作流程的标准化。

 

   在评估这个指标的时候，需要抓住企业的关键流程，具体抓住以下几个流程即可。

 

    一、销售循环流程

 

   包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点，看看用户操作是否到位。

 

   二、相关计划的操作流程

 

   如对于先接单后采购的企业来说，需要根据销售订单来生成采购计划。在体检时，就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说，如果计划与实际符合，需要先更改计划，而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化，就需要先更改销售订单，然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致，那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因，并寻求后续的措施。

 

   三、采购循环流程

 

   在这个流程中，主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说，企业是否允许无单采购，一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP系统中导出没有原始单据的采购订单，然后进行追踪分析。在给ERP系统体检时，可以分析单据是否完备。如果完备的话，则说明相关操作按流程办事，否则就需要进行后续的完善操作。

 

   四、付款流程

 

   对于ERP系统来说，付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说，需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备，金额是否有问题。同时还需关注，有没有重复付款的单据等。分析这些单据，可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准，有没有偷工减料，甚至舞弊的事件发生。

 

   五、注意一些特殊的流程

 

   还有一些企业管理层比较重视的内容，如预收款、预付款业务，这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说，需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。

 

   分析员工的操作是否符合标准化流程的要求，也是ERP系统体检的一个重要内容。

 

 指标三：用户依赖ERP系统的程度

 

   当ERP系统运用的比较熟练之后，用户对ERP系统的依赖程度会很强。当ERP系统不能够运行时(如停电等原因)，用户将无法开展正常的工作。如果企业能够达到这种程度，那么可以从宏观上说明ERP运行的还是不错的。

 

   一般来说，可以从如下几个角度来评估用户对ERP系统的依赖程度。

 

   一、企业用户手工操作的程度

 

   对ERP系统操作越熟练越依赖，那么手工操作的作业就越少。在ERP系统上线前使用手工帐管理仓库。在使用了ERP系统后，用户查询库存数据只要从系统中查询即可，说明用户对系统操作越来越依赖。由于相关的限制，虽然不能够从根本上杜绝手工操作，但是手工操作应该越少越好。

 

   二、高层对ERP系统的应用系统

 

   ERP系统一般分为两个阶段。一个是操作阶段，主要是企业的中低层人员在系统中录入相关的交易数据。二是分析决策阶段。在这个阶段中，企业的中高层管理人员会积极的使用ERP系统，如各种报表等等，为自己的决策提供数据的支持。在ERP系统体检时，需要评估企业现在所处的阶段。如果长期处于第一阶段，那么显然ERP的运行是不怎么完善的，在后期需要积极的改进。

 

   你的企业也需要体检

 

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